Als Vermieter kennen Sie das Chaos der Interessentenkontakte bestimmt nur zu gut:
- Wer interessiert sich für welches Objekt?
- Hatte ich zu Interessent X per Mail oder Messenger Kontakt?
- Und wie viele Anfragen gab es eigentlich zu Objekt Z?!
Das CRM von PolyEstate One räumt für Sie auf und ermöglicht einen Überblick aus zwei Perspektiven:
- der Kommunikationsstream zeigt die gesamte Interaktion mit einem einzelnen Interessenten
- das Vermarktungscenter gruppiert alle Anfragen für ein einzelnes Objekt.
Der Kommunikationsstream: Alle Interaktionen mit einem Interessenten
Vielleicht erinnern Sie sich noch an die Zeiten, in denen Interessenten rar waren – da war es deutlich leichter auf Vermieterseite, sich zu organisieren. Heutzutage sprengen die Anfragen pro Objekt schnell die Grenzen des Überschaubaren. Daher haben wir mit dem Kommunikationsstream ein Organisations-Tool ins CRM von polyEstate integriert, das Ihnen einen sofortigen Überblick über den gesamten Interaktionsverlauf mit einem Interessenten verschafft.
Die chronologische Auflistung ist für eine bessere Übersichtlichkeit in drei Zeitfenster aufgeteilt:
- In den nächsten Tagen: Was muss noch erledigt werden?
- Heute: Worum muss ich mich heute kümmern?
- In den letzten Tagen: Was ist bereits passiert?
Inhaltlich können Sie hier das gesamte Spektrum an möglichen Interaktionen einsehen. Passende Icons erleichtern die Zuordnung der einzelnen Punkte in verschiedene Kategorien. So sehen Sie alles auf einen Blick: Angebote, die dem Interessenten gemacht wurden; Nachrichten, die ausgetauscht wurden; ausstehende bzw. erfolgte Besichtigungstermine sowie Aufgaben, die bei diesem Interessenten noch offen oder bereits erledigt sind.
Das Praktische dabei: Den Kommunikationsstream mit all diesen Interaktionen können alle Mitarbeiter jederzeit einsehen. Das spart aufwändige Abstimmungsprozesse und ermöglicht maximale Flexibilität.
Das Vermarktungscenter: Alle Anfragen zu einem Objekt
Das Gegenstück zum Kommunikationsstream ist unser Vermarktungscenter. Dort sind alle Interessenten gelistet, die sich für ein spezifisches Objekt gemeldet haben. Neben den Kontaktdaten sehen Sie dort weitere wichtige Informationen, die Sie entsprechend Ihrer Prozesse individuell festlegen können.
Ein weit verbreitetes Attribut ist der Score – also die Einschätzung, wie gut jemand zum jeweiligen Objekt passt. Seine Berechnung ist natürlich nach Ihren Präferenzen konfigurierbar. Auch der Zeitpunkt des letzten Kontakts und der Angebotsstatus sind nützliche Daten, um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wie weit die jeweiligen Interessenten aktuell im Prozess sind. Zudem können vereinbarte oder erfolgte Besichtigungstermine und die Nachricht der Erstanfrage angezeigt werden.
Nach all diesen Kriterien können Sie die Interessenten für ein Objekt mit wenigen Klicks sortieren – etwa nach dem Score, um zu sehen, wer am besten zum Angebot passt. Oder gruppieren Sie – wie in unserem Beispiel – nach Angebotsstatus, sodass sofort ersichtlich ist, bei wem noch ein Besichtigungstermin aussteht und wer womöglich das Angebot bereits abgelehnt hat.
Das Vermarktungscenter ist jedoch viel mehr als eine reine Auflistung von Daten. Von hier aus steuern Sie direkt die Bearbeitung der Anfragen zum jeweiligen Objekt – und reduzieren dabei kinderleicht zeitaufwändige Prozesse auf wenige Mausklicks. Unsere Massenverarbeitung ermöglicht es, eine Aktion direkt mit mehreren Interessenten Ihrer Wahl auszuführen.
Ein Praxisbeispiel: Sie haben für ein Objekt 100 Anfragen, die Sie zunächst alle im Vermarktungscenter sehen. Bereits nach der ersten Sortierung – etwa nach dem Score – erkennen Sie direkt, welche Interessenten am besten zum angebotenen Objekt passen. Diese wählen Sie aus und verschicken mit Hilfe unseres Terminmanagement-Tools die Einladung zur Besichtigung. Den übrigen 90 Interessenten können Sie automatisiert eine Absage vom System zukommen lassen, indem Sie den Status entsprechend auf „Absage“ setzen. Und wenn Sie nach der Besichtigung einen Interessenten als neuen Mieter auswählen konnten, verfahren Sie analog mit den verbleibenden neun Interessenten, an die das Objekt nicht vergeben werden kann.
Das System sammelt, sortiert, priorisiert und automatisiert auf Ihren Klick hin für Sie – ganz nach Ihren Präferenzen. So können Sie sich komplexeren Aufgaben zuwenden, während Ihre Kunden sich über die zeitgleich stattfindende transparente Kommunikation freuen.
Freigeistige Allrounderin mit einer Vorliebe für Kreativität und Zwischenmenschliches. Approbierte Psychotherapeutin in ambulanter Praxis und Social Media Managerin bei polyEstate. Aktuell im Ruhrgebiet zu Hause, mit dem Herzen stets in den Bergen.